校屬各單位：

    根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》（華水政〔2014〕160號）有關(guān)規(guī)定，2015年文書檔案歸檔工作即日起開始。為做好學(xué)校檔案整理和移交工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

   一、時間安排

    各單位文件材料移交時間自發(fā)文之日起至2015年6月31日。

    二、歸檔要求

    為了保證文書和科技檔案材料的收集、歸檔工作順利進(jìn)行，請各單位負(fù)責(zé)人督促本單位兼職檔案工作人員做好如下工作：

    1．組織本單位人員，認(rèn)真清理本單位在2014年度各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料(包括2014年以前應(yīng)該歸檔沒有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請組織兼職檔案員參照《華北水利水電學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認(rèn)真收集文件材料。檔案工作負(fù)責(zé)人及兼職檔案工作人員有變動的單位，請?zhí)顖蟾鼡Q人員信息及單位意見，加蓋單位公章后，一式兩份報送學(xué)校檔案館。同時認(rèn)真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以便按時、保質(zhì)地完成2014年度材料的整理、移交工作。

    2. 歸檔范圍為2014年1月1日至2014年12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

    3.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏，并按時移交學(xué)校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件代替。歸檔的文件材料實(shí)行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的電子文件材料（如照片、光盤、磁盤等），同一文件兩套載體一同歸檔。

    4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時需提供相應(yīng)的電子目錄和文件，并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。文件材料移交時嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

    各單位兼職檔案人員按照檔案館的相關(guān)要求，認(rèn)真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

    2015年文件材料歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進(jìn)行統(tǒng)計、總結(jié)，將結(jié)果在全校公示。對該項工作中表現(xiàn)突出的單位和個人給予表彰，對工作不力沒有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個人，提出限期整改或批評。

    聯(lián)系人：董延延  龐斌     聯(lián)系電話： 69127256  69127609

    附件：各單位文件材料收集整理歸檔流程.doc

                                                                            檔案館

2015年3月25日