校屬各單位：
根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號)的相關(guān)要求，2016年度文件材料歸檔工作即日起開始。為做好學(xué)校2016年文件材料歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、時間安排
2016年3月28日至2016年12月31日。具體時間要求按《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號)，第三章第十二條：
1. 各職能部門檔案應(yīng)在2016年6月30日之前完成歸檔；
2.各教學(xué)科研單位檔案應(yīng)在2016年12月31日前完成歸檔；
3.科研類檔案應(yīng)在項目完成后2個月內(nèi)完成歸檔，基建類檔案應(yīng)在項目竣工后3個月內(nèi)完成歸檔。
4.財會類檔案在會計年度終了后，可暫由財會部門保管1年，期滿后移交學(xué)校檔案館歸檔。
二、歸檔要求
為了保證學(xué)校各類文件材料的收集、歸檔工作順利進(jìn)行，請各單位檔案工作的負(fù)責(zé)人督促并支持本單位兼職檔案工作人員做好如下工作：
1．請組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在2015年度各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料(包括2015年以前應(yīng)該歸檔沒有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請組織兼職檔案員參照《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認(rèn)真收集文件材料。檔案工作負(fù)責(zé)人及兼職檔案工作人員有變動的單位，請?zhí)顖蟾鼡Q人員信息及單位意見，加蓋單位公章后，一式兩份報送學(xué)校檔案館。同時認(rèn)真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以便按時、保質(zhì)地完成2015年度材料的整理、移交工作。
2. 歸檔范圍為2015年1月1日至2015年12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、財會、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
3.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏，并按時移交學(xué)校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件代替。歸檔的文件材料實行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的電子文件材料（如照片、光盤、磁盤等），同一文件兩套載體一同歸檔。
4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時需提供相應(yīng)的電子目錄和文件，并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。文件材料移交時嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。
各單位兼職檔案人員按照檔案館的相關(guān)要求，認(rèn)真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。
2016年文件材料歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進(jìn)行統(tǒng)計、總結(jié)，將結(jié)果在全校公示。對該項工作中表現(xiàn)突出的單位和個人給予表彰，對工作不力沒有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個人，提出限期整改或批評。按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定要求，對在2016年文件材料歸檔工作中工作不力，造成該單位歸檔不及時、不完整等嚴(yán)重影響的單位和個人，年終考核不得評優(yōu)。
本通知學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。
聯(lián)系人：董延延、龐斌、劉璐
聯(lián)系電話： 69127609
E-mail:dag@ncwu.edu.cn
特此通知
附件：
檔案歸檔整理流程.docx
校長辦公室檔案館
2016年3月28日
