校屬各單位：

    根據(jù)學校檔案工作安排,2013年度文件材料歸檔工作現(xiàn)已開始。為做好學校各類文件材料的收集、整理、移交和歸檔工作，現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、時間安排

    各單位檔案移交時間自發(fā)文之日起至2014年5月31日。

二、歸檔范圍

    2013年1月1日至2013年12月31日期間，學校黨政管理、科研、教學、外事、資產(chǎn)與設備管理、出版、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電學院檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執(zhí)行。

三、歸檔要求

    1.各單位領導要高度重視各類文件材料的歸檔工作，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責本部門歸檔材料的收集、整理和移交工作。

    2.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏，并按時移交學校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件代替。

    3.歸檔的文件材料實行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質(zhì)材料和相應的電子文件材料（如照片、光盤、磁盤等），同一文件兩套載體一同歸檔。

    4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按時間先后順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時需提供相應的電子目錄和文件，并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。（表格可在檔案館網(wǎng)站下載）

    5.檔案移交嚴格履行交接手續(xù)。移交檔案時，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

    2014年各類文件材料的歸檔工作時間緊，任務重，希望各單位兼職檔案人員按照檔案館的具體安排和工作要求，認真做好本單位各類文件材料的收集、整理和歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

特此通知

檔案館辦公室：花園校區(qū)行政樓422、419

聯(lián)系人及聯(lián)系電話：董延延69127609、化秀玲、張艷玲69127256

檔案館

2014年3月25日