校屬各單位：

根據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》、《華北水利水電大學檔案管理辦法》的相關要求，2022年檔案歸檔工作即日起開始。為做好學校歸檔工作，現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、時間安排

檔案歸檔時間為2022年4月1日至6月30日。

二、歸檔范圍和歸檔要求

（一）歸檔范圍

1.2021年1月1日至2021年12月31日期間，學校黨群、行政、科研、教學、外事、資產(chǎn)與設備管理、出版、財會、基建等各項工作和活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物、榮譽等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執(zhí)行。

2.建校70周年是我校發(fā)展和建設的重要里程碑，圍繞校慶工作，學校形成了大量寶貴的文字材料、聲像資料和實物，凝聚著全校師生員工的智慧和心血，以及社會各界和新老校友對學校的深情厚誼，對學校今后的建設與發(fā)展有著重要的借鑒和參考價值，值得我們永久保存。歸檔范圍為校慶籌備期間產(chǎn)生的具有保存價值的文字資料、聲像資料及實物；校慶期間，校級層面以及各學院舉辦的各類慶?；顒赢a(chǎn)生的具有保存價值的文字資料、聲像資料及實物。具體歸檔范圍參照《華北水利水電大學重大活動檔案管理辦法》。

（二）歸檔要求

1.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏，不要缺項、漏項。

3.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求歸檔文件目錄和紙質歸檔材料順序內(nèi)容一致。在移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子版《歸檔文件目錄》。文件材料移交時嚴格履行交接手續(xù)，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

各歸檔部門請組織本單位人員，認真梳理本單位在各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料交本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認真收集文件材料。各單位兼職檔案員有變動的，請?zhí)顖蟾鼡Q人員信息及單位意見，加蓋單位公章后報送學校檔案館。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

聯(lián)系地址：圖書館東配樓三樓3040檔案收集室

聯(lián)系電話：61179307

Email : hsdag@ncwu.edu.cn

特此通知

附件1：各單位檔案歸檔整理流程.docx

附件2：華北水利水電大學歸檔文件目錄.xls

附件3：華北水利水電大學檔案移交目錄.doc

圖書館（檔案館）

2022年3月20日